Praktisering av offentlighetsloven
Innleiing
Etter offentleghetsloven § 2 er forvaltingas journaler i sin helhet offentlege, dvs tilgjengelege for allmennheten såfremt dei ikkje innhalder opplysningar som kommer inn under unntaksbestemmelser gitt i lov eller i medhold av lov.
Alle dokument som kommer inn eller produseres av høgskolen blir dokumnetert i
høgskolens offentlege journal. Dette følger av prinsippet om at heile journalen i utgangspunktet er offentleg. Har man registrert organinterne dokument, skal desse også vere med i journalen.
Offentleg journal for Høgskolen i Bergen legges ut senest 3 dager etter journalføring. Journalen er tilgjengelig for alle som ønsker innsyn i høgskolens dokument.
Behandling av begjæring om innsyn i saksdokumenter
Ved begjæring om innsyn i saksdokumenter fra journalister eller andre skal organet ta stilling til spørsmålet om offentlighet når begjæringen kommer. Det vil likevel ofte være nødvendig å vurdere et saksdokument opp mot unntaksbestemmelsene i offentlighetsloven selv om det ikke er begjært innsyn i dokumentet. Ved journalføring vil det således være behov for forhåndsvurdering av dokumentet for å hindre at opplysninger som må eller bør unntas fra offentligheten, blir gjort kjent for utenforstående gjennom offentlig journal. Dette gjelder særlig i forhold til opplysninger som er undergitt lovbestemt taushetsplikt jf offentlighetsloven § 5a.
Dokumentinnsyn – behandling ved forespørsel
Enhver kan kreve å gjere seg kjent med innhaldet i offentlege dokument i en bestemt sak (offl § 2).
Innsynsbegjæring vidaresendes omgående til vedkommende saksbehandler som avgjer spørsmålet om meroffentleghet i samråd med sin nærmeste overordnede. Tvilstilfelle bør forelegges høgskoledirektøren.
Avgjørelse om innsyn skal tas så raskt som mulig, og da innen 1-3 dager.
Dokumentene skal i rimelig utstrekning utleveres i kopi vederlagsfritt.
bestemmelsene som er grunnlag for taushetsplikten. Opplysningar om klageadgang, klagefrist og saksgang skal gis i avslagsbrevet. Avslag om innsyn kan påklages innen 3 uker etter at avslaget er mottatt.
Dokumenter som skal unntas
§ 5a Unntak for opplysningar undergitt lovbestemt taushetsplikt.
Taushetsplikt
Etter forvaltningslovens § 13 har offentlege tenestemenn taushetsplikt om opplysningar som vedrører noens personlege forhold. Dokumenter med slike opplysningar skal unntas frå offentleghet med hjemmel i offentleghetslovens § 5a, og i vår saksbehandling vil dette være ein viktig lovhjemmel for unntatt offentleghet spesielt når det gjeld personal- og studentsaker.
Som ein hovudregel vil korrespondanse som berører enkeltpersonars lønns- og arbeidsvilkår, helsetilstand, spesielle livssituasjoner, familieforhold eller sosiale forhold vere unntatt offentleghet etter offl § 5a, jf fvl § 13 nr. 1.
Hvilke dokument unntas
Dokumenter som kan unntas:
§ 5 Unntak for interne dokument
Interne saksdokument i saksforberedelsen kan unntas frå offentleghet med hjemmel i offentleghetslovens § 5, 1 ledd.
Det same gjeld dokument som er utarbeidet for vår interne saksforberedelse av eit underordnet organ og av særlege rådgivere eller sakkyndige, offentleghetslovens § 5, 2 ledd.
§ 6 Unntak på grunn av dokumentets innhald
Etter § 6 1. ledd nr. 2 a) kan dokument unntas offentleghet når det er nødvendig av hensyn til en forsvarlig gjennomføring av institusjonens økonomi-, lønns- eller personalforvaltning.
- budsjettbehandlingen
- anbud, tilbod og anbudsprotokoller
- lønns- og tarifforhandlingar
- mislige forhold og uro på arbeidsplassen
Etter § 6 1. ledd nr. 4 kan dokument i saker om tilsetjing eller forfremmelse unntas frå offentleghet.
- fast, midlertidig og tidsbegrenset tilsetjing
- omgjering eller tilbakekall av beslutning om å tilsette noen
Journalføring
Journalføring av dokument er hjemlet i Arkivlovens forskrifter om offentlege arkiv
§§2-6 og 2-7.
I følge arkivforskriften §2-6 1.ledd skal eit offentleg organ ha ein eller fleire journaler for registrering av dokument i dei sakae organet oppretter. I journalen skal ein registrere alle inngående og utgående dokument som etter offentleghetsloven §§ 2 og 3 må regnes som saksdokument for organet, dersom dei er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon.
Alle høgskolens dokument føres i ordinær åpen journal. Dette gjeld også for dokument som inneholder opplysningar som er undergitt bestemmelser om taushetsplikt (offl § 5a, fvl §13). Slike opplysningar skal ved journalføring enten gis en nøytral utforming, eller avskjermes i henhold til avskjermingskoder som er tilgjengelege i Modulink Saksarkiv.
Det er leder/saksbehandlers plikt å vurdere sine dokument i henhold til offentleghetsloven og påføre dokumentet riktig lovhjemmel dersom det skal unntas offentleghet.
Arkivet har medansvar for å kontrollere den praksis som skal følges.
Sist endret: 25.06.2008