• Tekststørrelse: a a a
  • Skriv ut

Retningslinjer for bruk av tilgangs- og graderingskoder i Modulink Saksarkiv

Ved journalføringen av dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger vil man ha en plikt til å foreta skjerming i den grad dette er nødvendig for å hindre at opplysninger blir gjort kjent for utenforstående gjennom offentlig journal.

I arkivsystemet er det lagt inn tilgangskoder som benyttes for å skjerme opplysninger eller enkeltdokumenter. Skjermingen skjer når en tilgangskode påføres den enkelte sak eller journalpost / dokument. Rettighetene avgrenses av arkivorganisatoriske kriterier basert på journalenhet og/eller etter administrative kriterier, det vil si etter administrativ enhet med underliggende enheter.

Bruk av tilgangskode på en sak, en journalpost eller et dokument medfører

  • at visse opplysninger er utilgjengelige for interne brukere som ikke er klarert for
    vedkommende kode

  • at disse opplysningene ikke kommer med på offentlig journal

I arkivsystemet er det et hjelperegister som knytter graderingskodene opp mot lovhjemlene. Graderingsfeltet i både saks- og dokumentskjemaet er todelt og brukes til å angi gradering av en hel sak eller det enkelte dokument. Bare unntaksvis skal hele saker graderes.

  • Første del av feltet har en bokstavkode som beskriver hvilken administrativ tilhørighet saken eller dokumentet har; P-personalsaker, S-studentsaker, Ø-økonomisaker. Feltet innholder også bokstavkode U for unntatt offentlighet. Bokstavkoden U brukes når det ikke er en personal-, student- eller økonomisak som skal unntas offentlighet.

  • Andre del av feltet brukes til å angi en tallkode knyttet opp til en lovhjemmel, og
    koden bestemmer hvilke opplysninger som skal være i skjermbildet og offentlig
    journal.


ModuLink Saksarkivs tilgangs- og graderingskoder

P 1 Offl § 6.4 Dokument i sak om ansettelse eller forfremmelse i offentlig tjeneste. Unntaket gjelder ikke søkerliste. Alle data vises i basen.
P 2 Offl Ledig for eventuell lovhjemmel – Sakstittel og dokumentbeskrivelse skjermes.
P 3

Offl § 5 Opplysninger om personale og andre personer som er undergitt taushetsplikt i lov eller medhold av lov er unntatt fra offentlighet.Eks. permisjoner.

Offl § 6.2a Av hensyn til en forsvarlig gjennomføring av diverse organers økonomi-, lønns- eller personalforvaltning. F.eks. lønnsforhandlinger. Bare grad, saksnr., saksdato og arkiv vises.

P 4 Offl ledig for evt. lovhjemmel. Bare saksnummeret viser i databasen.
S 1

Offl § 5a Opplysninger om studenter eller andre personer som er undergitt
taushetsplikt i lov eller i medhold av lov er unntatt fra offentlighet.

Offl § 6.6 Besvarelse til eksamen eller lignende prøve samt innlevert utkast til konkurranse eller lignende. Alle data vises i basen.
S 2 Offl Ledig for eventuell lovhjemmel. Sakstittel og dokumentbeskrivelse avskjermes.
S 3 Offl § 5a Opplysninger om studenter eller andre personer som er undergitt
taushetsplikt i lov eller i medhold av lov er unntatt fra offentlighet. Bare grad, saksnr., saksdato og arkiv vises.
S 4 Offl § 5a Opplysninger om studenter eller andre personer som er undergitt
taushetsplikt i lov eller i medhold av lov er unntatt fra offentlighet. Bare
saksnummeret viser i databasen.
U 1 Offl § 5a Opplysninger som er undergitt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov er unntatt fra offentlighet. Alle data vises i basen.
U 2 Offl § 5.1 Dokument som et forvaltningsorgan har utarbeidet for sin interne saksforberedelse kan unntas fra offentlighet. Sakstittel og dokumentbeskrivelse avskjermes.
U 3 Offl § 5.2 Dokument for et organs interne saksforberedelse som er utarbeidet av et underordnet organ eller av særlige rådgivere eller sakkyndige kan unntas fra offentlighet. Bare grad, saksnr., saksdato og arkiv vises.
U 4 Offl § 5a Opplysninger som er undergitt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov er unntatt fra offentlighet. Bare saksnummeret viser i basen.
Ø 1

Offl § 5a Opplysninger som er undergitt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov er unntatt fra offentlighet.

Alle data vises i basen.
Ø 2 Offl § 6.7 Dokument utarbeidet i forbindelse med de årlige statsbudsjetter eller langtidsbudsjetter. Sakstittel og dokumentbeskrivelse avskjermes.
Ø 3

Offl § 6.2a Av hensyn til en forsvarlig gjennomføring av diverse organers økonomi-, lønns- eller personalforvaltning. F. eks. budsjettbehandlingen.

Offl § 6.2b Av hensyn til en forsvarlig gjennomføring av rammeavtaler med næringslivet. Bare grad, saksnr., saksdato og arkiv vises.
Ø 4 Bare saksnummeret viser i basen.

Sist endret: 17.09.2007