Reglar om møteordninga for
styret ved Høgskolen i Bergen
Fastsett av styret for Høgskolen i Bergen 31.08.05.
1. Møteplan, møteinnkalling
2. Møteplikt, forfall, fratredelse
3. Møter, tilhørere, avstemninger
4. Møtebok
5. Habilitet
6. Offentlighet
7. Taushetsplikt
1. MØTEPLAN, MØTEINNKALLING
Styret vedtar møteplan for påfølgende studieår før sommerferien
Møteinnkalling med sakspapir og forslag til vedtak sendes møtedeltakerne senest 6 dager før møtet.
2. MØTEPLIKT, FORFALL, FRATREDELSE
Det er møteplikt. Varamedlemmer møter kun ved forfall.
For eksterne styremedlemmer gjelder generelle prinsipper for hva som regnes som gyldig forfall i organer med pliktig frammøte.
For høgskolens tilsatte gjelder følgende:
- Medlemmer av styret kan ikke påta seg oppgaver, undervisning, reiser o.l. som kan komme i strid med pliktene som styremedlemmer.
- Fravær i forbindelse med medlemmenes primære oppgaver ved høgskolen, skal tas opp med rektor eller høgskoledirektør
Medlem som har forfall, skal melde fra om det så snart som mulig. Varamedlem innkalles av administrasjonen.
Medlem som har permisjon, fratrer vervet så lenge permisjonstiden varer. Vararepresentanten trer da inn som fast medlem. Lov om universiteter og høgskoler og Valgreglement for Høgskolen i Bergen bestemmer når det skal holdes nyvalg.
Har rektor eller prorektor forfall, innkalles varamedlem fra gruppen tilsatte i undervisnings- og forskerstilling, jf Valgreglement for Høgskolen i Bergen §19 nr 3.
3. MØTER, TILHØRERE, AVSTEMNINGER
Høgskoledirektøren avgjør om et dokument skal deles ut i møtet. Når styret skal fatte enkeltvedtak, deles ingen dokumenter ut i møtet som ikke er gjort kjent for partene på forhånd.
Styret avgjør om saker som ikke er nevnt i møteinnkallingen, skal behandles i møtet. Det kreves enstemmighet.
Forslag som fremsettes under møtet, skal være skriftlig og undertegnet.
Avvisnings- eller utsettingsforslag skal tas opp til votering straks de er fremsatt. Ved realitetsvotering stemmes det over det mest ytterliggående forslaget først. Forslag kan stilles opp mot hverandre, og forslag kan grupperes.
Styret avgjør om det kan avholdes prøveavstemning. Prøveavstemninger skal ikke protokolleres.
Tilhørere har ikke talerett.
4. MØTEBOK
Møteboken skal inneholde følgende:
- Møtetid
- Tilstede
- Forfall (det skal fremgå hvis et forfall ikke er meldt)
- Saker behandlet
- Representanters fravær under enkeltsaker og fratredelse som inhabil
- Vedtak fattet av rektor i hastesaker og på fullmakt fra styret.
Av innledningen til den enkelte sak skal fremgå:
- Saksforeleggets dato
- Dokumenter utsendt/utdelt etter at saksforelegget er utsendt
- Alle vedtaksforslag som ikke trekkes tilbake under møtet, også høgskoledirektørens forslag til vedtak med mindre det fremgår av møteboken at det ble vedtatt uten endringer
- Selve vedtaket
- Hvordan det enkelte medlem har stemt med mindre avstemningen er skriftlig
Vedtak skal være entydige, fullstendige og kunne forstås også av utenforstående.
Det enkelte medlem kan kreve protokollert en kort stemmeforklaring. Denne må varsles umiddelbart etter avstemningen, og må være lagt frem skriftlig, underskrevet og opplest før møtet heves.
Møteboken blir sendt ut elektronisk til møtedeltakerne med en merknadsfrist 5 dager. Dersom det ikke er innkommet merknader som tilsier behandling i plenum, godkjenner rektor møteboken, som legges frem for styret som meldingssak på neste møte.
5. HABILITET
Det enkelte medlem har ansvar for å vurdere egen habilitet, og skal straks melde fra om forhold som fører til inhabilitet. Dersom medlemmet er i tvil om sin habilitet, kan vedkommende legge spørsmålet frem for styret til avgjørelse. Medlemmet forlater møtet når styret skal behandle sak om vedkommendes habilitet.
Når et medlem er inhabil, forlater han møtet ved behandling av saken. Så sant det er mulig innkalles vararepresentant.
6. OFFENTLIGHET
Dokumenter som skal behandles av høgskolestyret, er offentlige straks de er sendt styrets medlemmer med mindre høgskoledirektøren har vedtatt å unnta dokumentene offentlighet.
7. TAUSHETSPLIKT
Brudd på lovbestemt taushetsplikt kan medføre rettslige reaksjoner mot den som bryter bestemmelsene.
Forhandlingene i lukkede møter har intern karakter. For ansatte representanter kan fortrolige opplysninger eller referat fra interne diskusjoner fra et slikt møte føre til irettesetting eller i alvorlige tilfeller annen reaksjon etter tjenestemannslovgivningen.
Det er ikke tillatt for medlemmene å kopiere dokumenter med taushetsbelagte opplysninger. Dokumenter med taushetsbelagte opplysninger skal samles inn av administrasjonen ved møtets slutt.
Sist endret: 18.03.2008